Checklist bedrijfsuitje
13x tips voor het organiseren
Handige checklist voor elk bedrijfsuitje
Checklist bedrijfsuitje! Hoe organiseer ik een teamuitje?
We kunnen ons voorstellen dat het organiseren van een bedrijfsuitje geen alledaagse routine voor je is. Welke collega’s gaan mee? Wat wordt het doel van de teamdag? Welke activiteit sluit aan bij onze wensen? Wat is het budget per persoon?
Er zijn veel zaken waar je aan moet denken in de voorbereiding van jullie bedrijfsuitje. De lat ligt natuurlijk hoog om het gaafste teamuitje ooit te organiseren!
Weet je niet waar te beginnen? Geen paniek.
We helpen je op weg met onderstaande checklist bedrijfsuitje – 13x tips. Zo zorg je ervoor dat je niks vergeet en dat je een onvergetelijk teamuitje organiseert voor al jouw collega’s (en natuurlijk voor jezelf)!
1. Begin op tijd met organiseren
Hoe groter de groep, des te meer voorbereidingstijd je nodig hebt om alles te organiseren. Het belangrijkste is dus om op tijd te beginnen met de organisatie. Beter te vroeg dan te laat! Inventariseer hoeveel personen er mee gaan en stel een deadline voor de collega’s tot wanneer ze zich op kunnen geven voor jullie teamuitje. Dit kan via een digitale intekenlijst, fysieke intekenlijst in de kantine of op een andere manier. Zo worden alle collega’s op tijd geïnformeerd dat ze zich op kunnen geven!
2. Wat wordt het doel van het bedrijfsuitje?
Het is goed om van tevoren stil te staan bij het doel van jullie bedrijfsuitje. Wil je de teambanden versterken met een actieve teambuilding activiteit? Wil je ontspannen de dag doorbrengen om elkaar beter te leren kennen? Gaan de partners mee? Stem de activiteit af op het doel van het teamuitje.
3. Wat is het budget voor het teamuitje?
Breng van tevoren in kaart wat het teamuitje per persoon mag kosten. Zo kan je beter inschatten welke activiteiten, locaties en arrangementen tot de mogelijkheden behoren. Zo zorg je ervoor dat je achteraf niet voor onaangename verrassingen komt te staan.
4. Inventariseer de wensen
Vraag de medewerkers om suggesties voor het bedrijfsuitje. Dit kan bijvoorbeeld via een enquête, brainstormsessie of in de wandelgangen. Zo weet je wat er leeft onder jouw team en kunnen zij (deels) meedenken over de activiteiten die jullie gaan ondernemen. Je wilt natuurlijk iets gaan ondernemen waardoor zoveel mogelijk collega’s meegaan!
5. Hou rekening met de fysieke situatie van jouw collega's
Belangrijk bij een bedrijfsuitje is dat iedereen mee kan (doen). Hou dus rekening met de toegankelijkheid van de activiteit waarvoor je kiest. Is iedereen goed ter been? Zijn er collega’s die fysieke beperkingen hebben? Breng die van tevoren in beeld zodat je een activiteit kiest die voor iedereen passend is. Het moet voor iedereen een leuke dag worden!
6. Bepaal de duur van een teamuitje
Zoek je een dagvullend programma of een activiteit voor een aantal uren? Bekijk van tevoren hoe de dag er uit moet komen te zien en of dit past binnen het budget.
7. Prik een datum voor jullie bedrijfsuitje
Wanneer gaat het uitje plaatsvinden? Dit kan je doen met een datumprikker. Zo kun je de groepsgrootte inschatten en een geschikte locatie gaan zoeken.
Prik een datum waarop de meeste mensen kunnen. Tip: prik een groot aantal datums zodat je de meeste kans hebt dat er een datum tussen zit dat alle collega’s mee kunnen.
8. Kies een geschikte locatie voor een teamuitje
Kies een locatie die past bij de gewenste activiteiten, het budget en die (uiteraard) beschikbaarheid heeft of de gewenste datum. Zijn er tevens genoeg parkeerplaatsen aanwezig? Wil je het bedrijfsuitje organiseren in een drukke stad of in de natuur? Onderzoek wijst uit dat een dag in de buitenlucht ruimte creëert voor nieuwe ideeën en nieuwe inzichten. Goed om dit inzicht mee te nemen in het kiezen van een locatie!
9. Hou rekening met de annulerings- en wijzigings voorwaarden
Elke locatie hanteert zijn eigen annulerings- en wijzigingsvoorwaarden. Tot wanneer kan ik wijzigingen doorgeven? Zorg ervoor dat je op de hoogte bent van deze voorwaarden voordat je de reservering plaatst. Dan kom je niet voor verrassingen te staan.
10. Dieetwensen in kaart brengen
Vraag je collega’s minimaal 1 week van tevoren de dieetwensen door te geven. Communiceer dit duidelijk met de locatie waar jullie uitje plaatsvindt. Zo weet je zeker dat er geen verrassingen zullen zijn op de dag zelf en iedereen onbezorgd kan eten en drinken.
11. Communiceer het programma en de tijden van het bedrijfsuitje
Stel een (dag) programma van jullie teamuitje op die je kan delen met al jouw collega’s, inclusief adres van de locatie en (aanvangs) tijden. Houd hierbij rekening met de reistijd naar de locatie. Geef tevens aan wat het kledingadvies is en of men wat mee moet nemen (b.v. rijbewijs), afhankelijk van de activiteit die jullie gaan ondernemen. Zo is iedereen op de hoogte. Als er een activiteit plaatsvindt opgedeeld in teams of groepen is het verstandig om voor de dag zelf een groepenindeling te hebben gemaakt. Dit schept duidelijkheid voor iedereen en scheelt veel tijd op de dag zelf.
12. Vervoer op de dag zelf
Bespreek vooraf hoe je met elkaar naar de locatie toe gaat. Wie is de BOB indien nodig? Samen rijden is leuker!
Daarnaast is carpoolen ook nog eens beter voor het milieu! Hou tevens rekening met de mensen die geen rijbewijs hebben en dus afhankelijk zijn van carpoolen met een collega.
13. Geniet met volle teugen!
Het allerbelangrijkste; maak er een onvergetelijke dag van met al jouw collega’s! Zorg voor leuke extra’s en leg de dag vast met leuke (groeps)foto’s en video’s. Zo kan je nog lang nagenieten. Maak het uitje persoonlijk en uniek door bijvoorbeeld het bedrijfslogo op de uitnodiging te plaatsen. Vergeet niet om na afloop te evalueren en feedback te vragen, zodat je het volgende jaar nóg beter kunt organiseren.
Gebruik de checklist bedrijfsuitje zodat je niks vergeet!
Als je al deze stappen kunt afvinken van jouw checklist bedrijfsuitje weet je zeker dat je goed voorbereid bent op jullie teamuitje.
Mocht je de organisatie uit handen willen geven neem dan contact met ons op! Stal Westerwolde is dé specialist in het organiseren van teamuitjes, personeelsuitjes, teambuilding en andere groepsuitjes in Groningen op slechts 20 min. rijden van de provincie Drenthe.
